Datenschutzhinweise

Diese Hinweise gelten für die Nutzung des Online-Buchungssystems unter https://psvhalle-wels.at und ergänzen die allgemeine Datenschutzerklärung des Vereins.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für das Buchungssystem im Sinne der DSGVO ist:

Polizeisportverein Wels – Sektion Schieß- und Bogensport
vertreten durch OSM Günter Pointner
Vereinsweg 10, 4600 Wels, Österreich
E-Mail: · Telefon: +43 699 17 208 121

Ansprechpartner in Datenschutzfragen (analog zur allgemeinen Vereins-Datenschutzerklärung):

Michael Hager (Obmann)
Vereinsweg 10, 4600 Wels, Österreich
E-Mail: · Telefon: +43 664 3253100

2. Technische Daten (gilt für alle Nutzer:innen)

Beim Aufruf des Buchungssystems werden – wie bei jedem Webangebot – technisch notwendige Daten verarbeitet:

• IP-Adresse (zur Herstellung der Verbindung, Sicherheit, Missbrauchsabwehr)
• Sitzungsdaten (Sessions) zur Aufrechterhaltung des Login-Zustands
• Cookies, die für den Betrieb des Buchungssystems technisch erforderlich sind

Es werden ausschließlich technisch notwendige (Session-)Cookies gesetzt. Das Buchungssystem verwendet keine Tracking- oder Analyse-Cookies, kein Google Analytics, keine Google Maps und bindet keine Inhalte oder Werkzeuge von Drittanbietern ein.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und funktionsfähigen Betrieb des Systems).

Speicherdauer: Sitzungsdaten enden mit Ablauf der Session bzw. spätestens nach 30 Tagen; Server-/Sicherheitslogs (Activity-Log) werden nach 90 Tagen automatisiert gelöscht (Einzelheiten dazu in Abschnitt 5).

Schutz des Zugangs: Da die Anmeldung über einen per E-Mail zugestellten Anmeldelink erfolgt, könnte über wiederholte Anforderungen eine fremde Adresse mit Nachrichten überhäuft werden. Das System begrenzt deshalb, wie viele Anmelde-Mails je Konto und Zeitfenster verschickt werden — darüber hinausgehende Anforderungen lösen einfach keine weitere Nachricht aus. Zusätzlich ist die Zahl der Anmelde-Mails begrenzt, die von einer Internet-Verbindung (IP-Adresse) insgesamt ausgelöst werden können. Kommen über längere Zeit ungewöhnlich viele Anforderungen für dasselbe Konto zusammen, wird der Zugang zu diesem Konto automatisch gesperrt. Es werden dafür keine weiteren Daten erhoben — gespeichert werden Zeitpunkt und Grund der Sperre am betroffenen Konto; die Zähler selbst verfallen von allein und werden mit der nächsten erfolgreichen Anmeldung gelöscht. Die betroffene Person wird einmalig per E-Mail informiert, weitere Nachrichten unterbleiben; die Sperre hebt ein Administrator auf Nachfrage auf (Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

TLS-Verschlüsselung mit https: Gemäß Art. 25 Abs. 1 DSGVO (Datenschutz durch Technikgestaltung) verwenden wir „https", um Daten sicher im Internet zu übertragen. Dabei kommt TLS (Transport Layer Security) zum Einsatz. Sie erkennen die verschlüsselte Übertragung am Schloss-Symbol im Browser und am Kürzel „https" in der Adresszeile.

3. Szenario A – Nutzung als Vereinsmitglied (Trainingsbuchung)

3.1 Zweck der Verarbeitung

Verwaltung der Vereinsmitgliedschaft im Buchungssystem sowie Ermöglichung, Bearbeitung und Organisation von Trainingsbuchungen (Stand-/Bahnreservierungen).

3.2 Registrierung / Onboarding

• Im Rahmen des Onboarding bzw. der Online-Selbstregistrierung können als zusätzliche Sicherheit Vor- und Nachname zur Verifizierung gegen die vom Verein hinterlegten temporären Registrierungsdaten (Registrierungswort) abgeglichen werden.
• Nach erfolgreichem Abschluss der Registrierung werden die Daten fix als Mitgliedskonto im System übernommen.
• Wird die Selbstregistrierung nicht abgeschlossen bzw. läuft der vom Administrator festgelegte Registrierungszeitraum ab, werden die dafür hinterlegten temporären Registrierungsdaten (u. a. Vor- und Nachname) automatisiert aus dem System gelöscht.

3.3 Kategorien personenbezogener Daten

Die Anmeldung erfolgt passwortlos über einen Anmeldelink (Magic-Link) und eine Einmal-PIN; es wird kein Passwort gespeichert.

3.4 Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Die Vereinsmitgliedschaft samt Nutzungsordnung bildet das Nutzungsverhältnis zwischen Vereinsmitglied und Verein, in dessen Rahmen die Buchungsorganisation erfolgt. Ergänzend stützt sich die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer ordnungsgemäßen Verwaltung des Trainingsbetriebs).

3.5 Speicherdauer und Löschung

• Trainingsbuchungen werden für einen Zeitraum von 36 Monaten ab dem Buchungsdatum gespeichert und danach durch einen täglichen Löschlauf automatisiert gelöscht. Dieselbe Frist gilt für Wettbewerbsbuchungen.
• Nach Austritt aus dem Verein werden die zugehörigen Buchungsdaten spätestens nach 90 Tagen automatisiert gelöscht.
• Etwaige gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. im Zusammenhang mit Mitgliedsbeiträgen) bleiben davon unberührt.

3.6 Empfänger / Auftragsverarbeiter

• Hosting und E-Mail-Versand: hosttech (EU-Rechenzentrum) als Auftragsverarbeiter.
• Für Trainingsbuchungen gibt es darüber hinaus keine Empfänger. Nimmt ein Vereinsmitglied an einem Wettbewerb teil, kann seine Startzeile Teil der Startliste sein, die nach 4.4 an Ausrichter bzw. Verband weitergegeben wird.

4. Szenario B – Temporäre Anmeldung zum Wettbewerb (Gast)

Dieses Szenario betrifft Personen, die an einem Wettbewerb teilnehmen möchten, ohne bereits Vereinsmitglied bzw. im Buchungssystem registriert zu sein.

4.1 Zweck der Verarbeitung

Ermöglichung der Anmeldung und Teilnahme an einem konkreten Wettbewerb (Meisterschaft) ohne dauerhafte Registrierung im Buchungssystem.

4.2 Kategorien personenbezogener Daten

Es wird kein Passwort und kein dauerhaftes Benutzerkonto angelegt; der Gast-Datensatz ist technisch klar von Mitgliedskonten getrennt.

Startdaten (nur bei Wettbewerben mit Klassenwertung)

Verlangt ein Wettbewerb eine Klasseneinteilung, werden vor der ersten Buchung zusätzlich Angaben erhoben — einmalig je Wettbewerb, von Gästen wie von Vereinsmitgliedern. Welche das sind, legt der Veranstalter je Wettbewerb aus der folgenden Liste fest; nicht ausgewählte Angaben werden gar nicht erst erhoben. Alle ausgewählten Angaben sind Pflicht:

Bewusst erhoben wird nur das Geburtsjahr, nicht das vollständige Geburtsdatum: Für die Klasseneinteilung genügt der Jahrgang. Ein eigenes Geschlechtsmerkmal wird nicht gespeichert — die Wertung (Damen/Herren) wird aus der Anrede abgeleitet.

4.3 Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. Abwicklung der Wettbewerbsteilnahme auf Anfrage der betroffenen Person).

4.4 Speicherdauer und Löschung

Die für die Wettbewerbsteilnahme hinterlegten Gastdaten (Konto, Teilnahme, Buchungen) werden ab der Registrierung bis 168 Stunden (7 Tage) nach dem Ende des Wettbewerbs gespeichert und danach automatisiert gelöscht (technisch: täglicher Löschlauf, der das temporäre Gastkonto samt Teilnahmen und Buchungen entfernt). Registrierungen, deren E-Mail-Adresse nie über den zugesandten Anmeldelink bestätigt wurde, verfallen bereits früher automatisch. Es erfolgt keine darüberhinausgehende Speicherung dieser Gastdaten.

Der Wettbewerb selbst wird 7 Tage nach seinem Ende vollständig gelöscht (täglicher Löschlauf): die Veranstaltung, ihre Einstellungen, Termine, Wertungsklassen, Bewerbe, die Teilnehmerliste und damit sämtliche Startdaten aller Teilnehmenden. Eine Teilnehmer- oder Startliste ist danach auch für uns nicht mehr abrufbar.

Wettbewerbsbuchungen von Vereinsmitgliedern unterliegen derselben Frist wie Trainingsbuchungen: Sie werden nach 36 Monaten automatisiert gelöscht. Sie überdauern damit den Wettbewerb; von ihm bleibt an der Buchung ausschließlich sein Name stehen, damit die eigene Buchungsübersicht lesbar bleibt („Wettbewerb — Herbstpokal"). Keine Startdaten, keine Wertungsklasse, kein Ergebnis.

Die Startdaten (Geburtsjahr, Anschlagseite, Verein, Land, Bundesland, Auflage, Klassifikationen) werden bei Gästen mit dem Gastkonto vollständig gelöscht. Bei Vereinsmitgliedern gelten sie zunächst nur für den jeweiligen Wettbewerb und verschwinden mit ihm. Dauerhaft gespeichert werden die wiederkehrenden Angaben im eigenen Profil nur dann, wenn der Veranstalter das für den Wettbewerb vorgesehen hat — sie können dort jederzeit selbst geändert oder gelöscht werden (Profil → „Startdaten löschen"). Beim Löschen werden auch die Angaben in bereits beendeten Wettbewerbs-Teilnahmen entfernt. Der Protokolleintrag über die Änderung bleibt davon unberührt — siehe Abschnitt 5.

Ein Verwalter des Wettbewerbs kann Startdaten in der Teilnehmerliste korrigieren (etwa einen Tippfehler im Jahrgang). Eine solche Korrektur wirkt nur auf die Teilnahme an diesem Wettbewerb, nicht auf das Profil, und wird protokolliert.

Es werden keine Ergebnislisten geführt; erfasst wird ausschließlich, wer wann an welchem Stand am Wettbewerb teilnimmt.

Weitergabe der Startliste

Aus den Teilnahmen wird eine Startliste erzeugt (eine Zeile je gebuchtem Startplatz). Diese Liste kann an den ausrichtenden Verein und/oder den zuständigen Verband weitergegeben werden, soweit das für den technischen Ablauf oder zu Dokumentationszwecken erforderlich ist — insbesondere für den Import in die Auswertungsanlage des Schießstands (z. B. SIUS) und für die Startaufsicht vor Ort.

Weitergegeben werden dabei nur die dafür erforderlichen Angaben; welche das im Einzelfall sind, legt der Veranstalter über die verwendete Export-Vorlage fest. Typischerweise sind das: Vor- und Nachname, die abgefragten Startdaten (etwa Jahrgang, Wertung, Verein, Land, Auflage), die Wertungsklasse, die Disziplin sowie Halle, Stand-/Scheibennummer, Tag und Startzeit. Angaben, die für Import oder Dokumentation nicht gebraucht werden — insbesondere die E-Mail-Adresse — gehören nicht in die Startliste.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Wettbewerbsteilnahme, die ohne Startliste nicht möglich ist), ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der ordnungsgemäßen Durchführung und Dokumentation des Wettbewerbs). Eine darüber hinausgehende Weitergabe – etwa zu Werbezwecken oder an sonstige Dritte – erfolgt nicht.

Zu einem Wettbewerb kann eine Kontaktadresse des Veranstalters hinterlegt sein. Sie wird allen Teilnehmenden dieses Wettbewerbs angezeigt und dient als Rückfrage-Adresse; an sie geht auch der Hinweis auf unvollständige Teilnahmen nach Ende der Anmeldefrist. Sie wird von der Veranstaltung selbst angegeben und ist keine Angabe der Teilnehmenden.

4.6 Missbrauchsabwehr (IP-Sperrliste)

Zur Abwehr missbräuchlicher Gast-Registrierungen (z. B. massenhaft angelegte oder nie bestätigte Konten) wird die IP-Adresse der Registrierung verarbeitet und bei Überschreiten definierter Schwellwerte in einer Sperrliste gespeichert (Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Herkunft wird dabei offline und ohne Übermittlung an Dritte als Land/Region aufgelöst. Sperrlisten-Einträge bleiben bis zur Freigabe durch einen Administrator gespeichert.

4.5 Empfänger

• hosttech (EU-Rechenzentrum) als Auftragsverarbeiter für den technischen Betrieb und den E-Mail-Versand, siehe 3.6.
• Ausrichtender Verein und/oder zuständiger Verband — nur die Startliste eines konkreten Wettbewerbs, nur im oben unter 4.4 beschriebenen Umfang und nur zum dort genannten Zweck (technischer Ablauf, Dokumentation). Diese Empfänger sind eigene Verantwortliche, keine Auftragsverarbeiter.

Darüber hinaus erfolgt keine Weitergabe an Dritte. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.

5. Protokollierung von Aktivitäten und Änderungen (Log)

Das Buchungssystem führt ein Protokoll (Activity-Log) über sicherheitsrelevante Vorgänge und über Änderungen an gespeicherten Daten. Es dient ausschließlich der Nachvollziehbarkeit — also der Beantwortung der Frage, wer wann was geändert hat — und damit der Aufdeckung von Fehlern und Missbrauch (etwa einem stillen Wechsel der Wertungsklasse kurz vor einem Wettbewerb).

Protokolliert werden insbesondere:

• An- und Abmeldungen sowie fehlgeschlagene Anmeldeversuche (mit IP-Adresse)
• Anlegen, Ändern und Löschen von Buchungen, Wettbewerbs-Teilnahmen und Stammdaten
• Verwaltungsvorgänge (Freischaltungen, Sperren, Änderungen an Einstellungen)

Ein Protokolleintrag enthält den Zeitpunkt, die handelnde Person, den betroffenen Datensatz und die geänderten Felder. Bei Wettbewerbs-Teilnahmen werden dabei bewusst keine Startdaten-Werte festgehalten, sondern nur, dass und welche Angaben geändert wurden — ein vollständiger Vorher-/Nachher-Vergleich wäre eine zweite Kopie dieser Daten. Bei den dauerhaften Angaben im Profil werden die geänderten Werte hingegen mitprotokolliert; nur so ist eine nachträgliche Korrektur nachvollziehbar.

Das Protokoll wird nicht nachträglich verändert. Das gilt ausdrücklich auch für die Löschung von Daten: Wird etwa im Profil „Startdaten löschen" ausgeführt, werden die Angaben aus dem Profil und aus den Teilnahmen beendeter Wettbewerbe entfernt — der zugehörige Protokolleintrag (samt der zuvor gespeicherten Profilwerte) bleibt jedoch bis zum Ablauf der unten genannten Frist bestehen. Ein Löschverlangen nach Art. 17 DSGVO erstreckt sich insoweit nicht auf das Protokoll; wir stützen dessen Aufbewahrung auf unser überwiegendes berechtigtes Interesse an einem manipulationssicheren Nachweis (Art. 6 Abs. 1 lit. f, Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO).

Speicherdauer: Protokolleinträge werden 90 Tage aufbewahrt und danach durch einen automatisierten Löschlauf vollständig entfernt. Eine Auswertung zu anderen Zwecken — insbesondere zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle — findet nicht statt.

Kein Teil des Protokolls ist ein technischer Merker, der festhält, welche Wettbewerbe ein Konto bereits geöffnet hat. Er dient allein der Anzeige „neu" im Menü, besteht aus dem Wettbewerb und dem Zeitpunkt des letzten Aufrufs und wird gemeinsam mit dem Wettbewerb gelöscht (siehe Abschnitt 4.4). Er wird weder ausgewertet noch Dritten zugänglich gemacht.

6. Rechte der betroffenen Personen

Unabhängig davon, ob die Verarbeitung als Vereinsmitglied (Szenario A) oder als Wettbewerbs-Gast (Szenario B) erfolgt, stehen betroffenen Personen folgende Rechte zu:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden", Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Mitteilungspflicht im Zusammenhang mit Berichtigung, Löschung oder Einschränkung (Art. 19 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• das Recht, nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung (einschließlich Profiling) unterworfen zu werden (Art. 22 DSGVO). Eine solche automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet im Buchungssystem nicht statt.
• Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde – in Österreich: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at

Anfragen zur Ausübung dieser Rechte richten Sie an die unter Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten.

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Stand: September 2026. Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Funktionen des Buchungssystems anzugleichen.